Microsoft 365 data nezálohuje. Aspoň ne tak, jak si myslíte.

Ke cloudu se dnes upíná důvěra, kterou si dřív firmy budovaly k vlastnímu serveru na chodbě. Microsoft 365 je stabilní, dostupný odkudkoliv a technicky bezvadně spravovaný - a přesně to vede k domněnce, že se o data postará taky. Realita je jiná: Microsoft garantuje dostupnost služby, ne zálohu vašeho obsahu. Tenhle rozdíl bývá vidět až ve chvíli, kdy je něco nenávratně pryč.

Co Microsoft skutečně slibuje

Model sdílené odpovědnosti, který Microsoft (a ostatně každý velký cloudový poskytovatel) používá, rozděluje starost o data na dvě části. Microsoft se stará o infrastrukturu - servery běží, datová centra jsou zálohovaná proti výpadku, replikace mezi lokalitami funguje. Za obsah - co je ve schránkách, v SharePointu, v OneDrive - odpovídá zákazník. Když uživatel omylem smaže složku, když administrátor přepíše soubor špatnou verzí, nebo když ransomware synchronizovaně zašifruje celý OneDrive, je to problém firmy, ne Microsoftu.

Koš a historie verzí nejsou záloha

M365 nabízí několik vestavěných mechanismů, které se zálohou snadno splést. Smazaný e-mail jde dohledat ve složce Smazaná pošta a po jejím vyprázdnění ještě chvíli v obnovitelných položkách. Soubory v OneDrive a SharePointu mají koš a historii verzí. Zní to jako záloha - a pro běžné „omylem jsem smazal jeden soubor před pěti minutami" i funguje. Problém je okno, ve kterém tahle ochrana platí: typicky desítky dní, ne měsíce a roky. A pokud se smaže celý účet uživatele nebo celý tým v Teams, mizí s ním i historie a koš, které k němu patřily.

Kdy retence nestačí

V praxi narazíte na limity retence v situacích, které nejsou vzácné: zaměstnanec před odchodem smaže projektové soubory, protože je „jeho práce" a nechce, aby po něm zůstala stopa. Ransomware se dostane na sdílenou složku a zašifruje tisíce souborů dřív, než si toho někdo všimne - a než přijdete na to, co se stalo, uplyne víc než měsíc. Špatně nastavená retenční politika smaže data dřív, než je někdo stihl potřebovat. Nebo prostě někdo smaže tým v Teams i s celým SharePointem, protože si myslel, že je nepoužívaný. Podobně dopadne situace, kdy se při úklidu dat omylem přesune a přepíše celá knihovna souborů - historie verzí pomůže jen u toho, co se do ní stihlo zachytit před přepsáním, ne u souborů smazaných definitivně mimo retenční okno. Ve všech těchto případech koš a historie verzí nepomůžou.

Co znamená skutečná záloha

Skutečná záloha je nezávislá kopie dat, uložená mimo primární úložiště, s vlastní retencí, kterou určujete vy - ne výchozí nastavení platformy. U M365 to znamená nasazení specializovaného nástroje pro zálohování Exchange, SharePointu, OneDrive a Teams, který drží historické verze podle vaší politiky (třeba roky zpátky, ne týdny) a umí obnovit jednotlivou položku i celý účet. Důležitá je taky oddělenost - záloha, která žije ve stejném prostředí jako produkční data, je zranitelná stejnému útoku. A záloha, kterou jste nikdy nezkusili obnovit, je jenom domněnka o záloze, ne skutečná ochrana.

Jak na to prakticky

Nejdřív si ověřte, jestli něco takového vůbec máte - řada firem zjistí, že jediná ochrana dat je ta vestavěná, o které mluvíme výše. Pak stačí projít pár kroků:

• Ověřte, jestli máte nad rámec vestavěného koše a historie verzí nasazenou samostatnou zálohu Exchange, SharePointu, OneDrive a Teams.
• Nastavte retenci podle reálné potřeby dat - finanční doklady jinak než pracovní poznámky, ne podle výchozí hodnoty nástroje.
• Oddělte zálohu od produkčního prostředí, ať ji nezasáhne stejný útok jako originál.
• Jednou za čas proveďte zkušební obnovu - jedině tak zjistíte, jestli reálně funguje a jak dlouho trvá.

Zálohování patří k základní bezpečnostní architektuře M365 stejně jako MFA a podmíněný přístup - obojí řeší jiné riziko, ale obojí bez nastavení nefunguje samo.

Pokud si nejste jistí, jak na tom vaše prostředí skutečně je, rádi uděláme rychlý audit a řekneme vám na rovinu, kde je největší riziko.