Kolik firem platí za licence M365, které nikdo nepoužívá

Licence M365 se v praxi přiřazují snadno a odebírají těžko. Nový zaměstnanec nastoupí, dostane balíček, o měsíc později potřebuje ještě Visio nebo Power BI Pro, přidá se další licence navrch. Když člověk odejde, licence často zůstane - protože ji nikdo neuvolnil, protože se na to zapomnělo, nebo protože nikdo nechtěl riskovat, že se něco rozbije. Po pár letech takhle firma platí za desítky účtů a doplňkových licencí, které nikdo nepoužívá. Pro jednatele nebo office manažera, který sestavuje rozpočet na IT, bývá kontrola licencí první místo, kde se dá reálně ušetřit bez jakéhokoliv rizika pro provoz firmy.

Kde to nejvíc bolí

Nejčastější ztráta nejsou drahé odchylky, ale opakující se drobnosti: účty bývalých zaměstnanců s plnou licencí, duplicitní doplňkové licence (Visio, Project, Power BI Pro) přiřazené uživatelům, kteří je nikdy neotevřeli, a plnohodnotné licence na sdílených schránkách, které je nepotřebují vůbec. Jednotlivě to vypadá jako pár stovek korun měsíčně. Na desítkách účtů za pár let je to částka, která klidně zaplatí pořádnou bezpečnostní konzultaci. A protože se tyhle drobnosti nikdy neřeší samy od sebe, bez pravidelné kontroly se jen dál kupí.

Jak nevyužívané licence najít

Nejrychlejší cesta je report aktivních uživatelů v administrativním centru M365 - ukáže datum posledního přihlášení pro poštu, OneDrive i Teams zvlášť. Přehled přihlašování v Entra ID k tomu přidá detail, odkud a kdy se kdo naposledy hlásil. Postup v kostce:

• Vytáhněte report posledního přihlášení za všechny licencované účty.
• Srovnejte seznam licencí s aktuálním seznamem zaměstnanců od HR - rozdíl bývá překvapivě velký.
• U účtů bez přihlášení delší dobu ověřte, jestli jde o odchod, dlouhodobou nepřítomnost, nebo skutečně nevyužívaný přístup.
• Zkontrolujte doplňkové licence (Visio, Project, Power BI Pro) proti tomu, kdo je reálně otevřel.

Sdílené schránky, které nemusí nic stát

Sdílená schránka (třeba info@ nebo obchod@) do velikosti 50 GB nepotřebuje žádnou placenou licenci - stačí ji založit jako sdílenou, ne jako běžný uživatelský účet. Přesto se v praxi často vidí opak: sdílená schránka založená jako plnohodnotný uživatel s plnou licencí, protože to tak bylo nejrychlejší v moment, kdy ji někdo zakládal pod tlakem. Kontrola sdílených schránek proti typu licence bývá jedna z rychlejších úspor, na kterou se přijde hned při prvním auditu.

Kdy dává smysl downgrade

Ne každý uživatel potřebuje nejvyšší balíček. Pokud firma má bezpečnostní nástroje třetích stran, které pokrývají to samé, co draze placené funkce v E5, dává smysl přejít na E3 a rozdíl v ceně přesměrovat jinam. Provozní nebo směnoví pracovníci, kteří pracují hlavně z mobilu a nepotřebují plnou desktopovou sadu Office, se často spokojí s levnější frontline licencí. A firmy na Business plánech by měly pravidelně kontrolovat, jestli všichni uživatelé skutečně potřebují Business Premium, nebo jim stačí Standard bez pokročilé bezpečnosti, kterou řeší jinak.

Automatizace přiřazování

Ruční přiřazování licencí jednomu uživateli po druhém je hlavní důvod, proč se v licencích dělá nepořádek - je to rychlé u jednoho člověka, ale nikdo nehlídá celek. Skupinové přiřazování licencí (group-based licensing) tohle řeší: licence se váže na členství ve skupině, ne na konkrétního uživatele, a když se skupina synchronizuje s HR systémem nebo Active Directory, licence se přiřazují i odebírají automaticky podle toho, kdo do skupiny patří. Nastavení stojí čas jednorázově, ale ušetří ho pak průběžně - a hlavně zabrání tomu, aby se na někoho zapomnělo.

Jak to udržet dlouhodobě

Jednorázový úklid licencí vydrží, dokud se firma zase nerozroste nebo nevymění pár lidí. Udržitelnější je zavést pravidelnou - třeba čtvrtletní - kontrolu posledních přihlášení a licenčních typů, napojit přiřazování licencí na skupiny místo ručního klikání u každého uživatele zvlášť, a hlavně mít uvolnění licence jako pevnou součást procesu při odchodu zaměstnance. Bez toho se úklid za rok nebo dva vrátí úplně na začátek.

Chcete vědět, kolik reálně platíte za nevyužité licence? Uděláme rychlý audit a ukážeme čísla na rovinu.